自社イベントとお客さまのニーズの可視化で 施設の稼働率が15ポイントも改善しました

貸しホールや会議室の運営管理、設計や営業に関するコンサルティング、展示会やセミナーなどの各種イベントの企画・制作を展開している株式会社インフィールド。

事業拡大するための自社イベント運営・準備・集客などを効率的に行う必要があった同社は、マーケティングオートメーション「Kairos3」を利用することで、どのような変化があったのか?

ご担当者にお話を聞いてみました。

初瀬 広壮様
  • ソラシティカンファレンスセンター
  • 担当者
導入前の状況

導入前の状況

  1. お客さまに自社のサービスをもっと知っていただくために、当社の手作り感がある体験型のイベントを実施したかった。
  2. 他社の施設の差別化に繋がるよう、お客さまのニーズを見極めて、それに合致する提案ができる必要があった。
  3. 初期費用などに大きな費用をかけず、短期間で実現させ、効果を実感したかった。
要件や選定の決め手

要件や選定の決め手

  1. マーケティングオートメーションを初めて使うため不安があった。使いやすそうなインタフェースだけでなく、営業担当者が親身になって相談に乗ってくれたので、これならいけると感じた。
  2. 自社でイベントの集客から運営までの必要な機能が「Kairos3」にはあった。
  3. 初期費用が安く、月額費用も部門の決裁だけで導入できる魅力的な価格だった。
導入による効果

導入による効果

  1. 元々高い稼働率を維持していたが、「Kairos3」を使うことでイベント施設の稼働率がさらに15ポイントほど改善した。
  2. お客さまのニーズが手に取るようにわかるようになりイベントに反映したところ、自社で開催したイベントに「また来たい」と答えてくれるお客さまがほぼ100%になった。
  3. 集客の際のメールの反応率が導入前の2倍になり、メールだけでイベントの集客ができるようになった。

イベントの集客・参加者登録・フォローアップを簡単にできる仕組みの構築が急務でした

当社は貸しホールの運営と管理をしています。
当社が運営する施設はいずれも立地がよいだけでなく、提供するサービスも当社のスタッフの対応も、お客さまから高い評価をいただいておりました。
事業を拡大するために、既存のお客さまに着目しました。既存のお客さまにもっと満足いただければ、差別化につながり、当社の施設をもっと使っていただけるからです。

そこで、当社自慢のサービスをさらに知っていただくために、自社主催のイベントを立ち上げました。
みなさんに参加していただき実際の体験を通じて、既存のお客さまに新しい利用方法のご提案やお客さまが実施するイベント準備・運営方法のヒントを提案することを目指しました。
当日の会場運営には自信がありましたが、事前準備と事後のフォローアップはまだまだ経験が足りませんでした。お客さまへの最適な提案と体験の提供には、お客さまのニーズをもっと理解する必要がありました。

同時に、事前の集客やセミナー登録、イベント後のフォローアップまでを、当日参加するお客さまもお手軽に実施できるよう、当社の仕組みをもっと簡単にする必要もありました。

いろいろと調べた結果、セミナー参加登録フォームを自社で作成、集客やフォローアップのメール配信、お客さまの潜在的なニーズを知るために行動履歴の記録が必要であるとわかってきました。

完全手作りのイベントが実施でき、ほぼ100%の参加者が「また来たい」といっていただけるようになりました

情報収集を始めたところ、マーケティングオートメーションが当社にとって最適であるとわかりました。
ただ問題点は、導入費用や運用が高額な点でした。
しかし「Kairos3」は違いました。

「Kairos3」は初期費用も月額費用も他社を圧倒しており、当社にとっても必要な機能がすべてそろっていました。

導入にあたって、「Kairos3」のデモをお願いしました。
初めてでもすぐに使えるよう工夫された使い勝手に驚きました。
また、営業担当者の説明もていねいで、デモの中で最適な使い方のご提案もいただきました。

導入後は、セミナー登録フォームを自分で作りました。これまで費用をかけて外注していたのですが、たった20分程度ですんなり作成することができました。

続いて、メール集客を始めました。
アドバイスをいただいた機能を使って集客したところ、導入前より2倍の反応が得られるようになりました。
登録フォーム、メール集客のほか、イベント後のお礼メール、アンケートフォームも同様に自力で作成・実施しました。思ったよりも簡単に「Kairos3」を使いこなせたと感じました。

その後の自社イベントでは「Kairos3」の機能をさらに利用していきました。

「Kairos3」には見込み客の行動履歴を記録する機能があります。
この機能を使って見込み客の行動を見ていたところ、ケータリングの重要性が見えてきました。
さっそく、自社イベントでケータリングを体験していただくようにしました。
このようにニーズを見てイベントで試すことを続けました。

すると、自社イベントに参加していただいた方のアンケートで「また参加したい」という方はほぼ100% になりました。
満足した既存のお客さまが関連部署にご紹介いただけるケースが増えてきたと実感できるようになってきました。

その結果、「Kairos3」を導入してから、運営施設の稼働率が15ポイントも伸びました。
導入前から高い稼働率を維持していたため、この結果には正直驚きました。

今後は当社の新しい施設にも「Kairos3」を利用し、高い稼働率を維持したいと考えております。

「Kairos3」はクラウド型のマーケティングオートメーション。
メール配信、顧客管理、フォーム作成、シナリオ、スコアリング、などの必要な機能を提供しています。
初期費用:10,000円、月額費用:5,000 円からご利用できます。