MA導入前に法務・情シスへ何を確認したらいい？マーケが行う準備とは
MAツールを導入する前に、法務・情シスへ何を確認すればよいのでしょうか。会社ごとに手順は異なりますが、ツール選定時と本番利用前の2段階に分けて整理する方法があります。選定時はベンダーのセキュリティや契約条件、本番利用前はフォームで取得する個人データや連携先、アクセス権限を確認する、という分け方です。
必要な情報がそろっていないと、追加質問への回答に時間がかかり、選定やキャンペーン開始が遅れることがあります。以下は、マーケ担当者が先に用意できる資料を整理するための一例です。自社のルールに合わせて参考にしてみてください。
MA導入の法務・セキュリティ確認を進めている方へ
MAツールの法務・情シス確認はいつ行う？
一例として、ツール選定時と本番利用前の2段階に分けると良いでしょう。選定時はそのツールを契約できるか、本番利用前は予定する使い方に問題がないかを確認します。
- ツール選定時
ベンダーのセキュリティ体制・データの保管場所・越境移転・再委託先・契約条件 - 本番利用前
フォームの取得項目と同意文言・アクセス権限・MA/SFAなどの連携先・キャンペーンでの利用目的
選定時の審査を終えても、実際の利用方法まですべて承認されたとは限らない場合があります。本番前の確認を別に予定しておくと、契約後にフォーム公開やデータ連携で止まりにくくなることがあります。
ツール選定時に法務・情シスへ渡す資料は？
選定時は、ベンダーの安全性と、自社が予定するデータ利用を判断できる資料を渡す例が多いです。マーケ担当者は、たとえば次の三点を書き出してみてください。
- 取得するデータ項目と、その利用目的
何を、なぜ使うか - 保管期間と削除のルール
社内ルールのたたき台など - 個人データの外部提供・委託先の一覧
MAやSFA、外部分析など、利用するツールを含む
ベンダーのセキュリティチェックシート・データの保管場所・越境移転の有無・再委託先は、資料や問い合わせ窓口で確認できます。回答が得られていない項目は｢未確認｣と書いておくと、法務・情シスが追加確認の範囲を判断しやすくなります。
｢外部提供｣と｢委託｣は同じではありません。ツールベンダーへ個人データの処理を任せる場合でも、契約内容や実際の処理によって整理が異なります。グループ会社や別の事業者へデータを渡す予定も含め、法務へ事実を伝えて判断を依頼するのがよいでしょう。
本番利用前は何を確認する？個人データと連携経路
本番利用前は、例として、実際に取得する個人データ・利用目的・同意文言・アクセス権限・ツール間の連携経路を確認します。選定時の資料に、決定した運用内容を追記すると整理しやすくなります。
法務・情シスが確認したいのは、｢どの個人データが、どの経路でどこへ渡るか｣です。
フォーム → MA → SFA → 外部分析
のように、個人データの行き先を矢印で示したツール連携マップを1枚作ると、法務・情シスが確認しやすくなります。
氏名・メールアドレスなど個人を特定できる項目に印をつけ、オプトインを取得する画面と文言、部門・役割ごとのアクセス権限も書き込んでおくとよいでしょう。正確なシステム構成図よりも、実際の運用で｢個人データが通る経路｣を示すことを優先しましょう。
キャンペーン開始前。取得データをどう絞る？
キャンペーンの目的に必要な項目だけを取得し、利用目的を説明できない項目はフォームから外すケースがあります。
取得する項目を増やすほど、確認する利用目的・保管ルールも増えがちです。その一方で、属性を絞りすぎると、細かなセグメント配信やパーソナライズが難しくなる場合もあります。
｢あると便利｣ではなく、今回のキャンペーンで使うかどうかを基準にすると、判断しやすくなります。
MA導入の確認を長引かせない３つの準備
選定時のベンダー確認・本番前のツール連携マップ・キャンペーンごとの取得項目。この３つに分けて準備しておくと、必要な情報をもれなく把握しやすくなります。自社の確認フローに合わせて、参考にしてみてください。
- ツール選定時は、ベンダーのセキュリティと契約条件を確認する
保管場所・越境移転・再委託先など、マーケだけでは答えられない情報をベンダーから集める - 本番利用前は、個人データの流れをまとめる
個人データ経路と、同意文言・アクセス権限を示す - キャンペーンでは、取得項目と利用目的をそろえる
自社の確認フローに合わせて調整する
MA導入のセキュリティ・ガバナンスを確認したい方へ
MA導入前の法務・情シス確認を相談したい方へ
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