脱FAXし、メール配信の時間を４分の１に削減。「Kairos3」で業務を効率化

家賃債務保証で安心を支える株式会社Casa

［カイロスマーケティング株式会社（以下、「KM」）］株式会社Casaさまの事業についてお聞かせください。

当社は、賃貸借契約における「連帯保証人」を引き受ける家賃債務保証事業を行っています。少子高齢化などの社会背景から保証会社の利用が増える中で、当社は比較的早期から事業を展開してきました。

不動産会社さまを代理店として契約を広げており、入居者さま、大家（オーナー）さま、不動産会社さまの三者の関係をつなぐのが私たちの役割です。

［KM］みなさまのご担当業務や部署についても教えてください。

私たちが所属する営業推進課では、社内と顧客の双方に関わる立場として、業務効率化や情報共有の仕組みづくりを重視して取り組んでいます。MAツール「Kairos3 Marketing」を活用したマーケティング業務やWebサイトの運用、営業現場から届く情報の整理や共有も行っています。

マーケティング未整備の状態から、現場が動き出すまで

［KM］「Kairos3 Marketing」を導入されたきっかけは何でしたか？

導入以前は、現在ほどマーケティング活動に着手できていませんでした。ただ、家賃滞納の報告や契約変更の手続きはFAXが中心で手作業が多かったため、業務が煩雑で時間もかかっていたんです。

業務をデジタル化しつつ、お客さまへの情報発信もしていきたいと考えていた頃、「Kairos3 Marketing」と出会いました。

［KM］そうした状況の中で、「Kairos3 Marketing」の印象はいかがでしたか？

これまでにさまざまなITツールを試しましたが、導入しただけで満足して活用できなかったこともありました。MAツールを活用できるか多少不安もありましたが、「Kairos3 Marketing」は操作がしやすいと感じました。

導入後の研修やサポートも丁寧で、安心して使い始められました。マニュアルがあるだけでなく、実際の活用場面を想定したレクチャーもあり、初めてのメンバーでもすぐに慣れることができたのは大きかったです。

［KM］ありがとうございます。操作のしやすさについて、もう少し詳しく教えてください。

フォームを作るのがとても簡単なんです。ブロックをつなげていくような感覚で、専門知識がなくても直感的に作れます。並行して他のフォーム作成ツールを使ったこともあるのですが、操作が難しく、最終的に「Kairos3 Marketing」に戻りました。

営業推進課 西村さま

FAXと電話中心の業務を刷新。フォームとメールで進めた業務改善

［KM］導入後、最初に取り組まれたことは何でしたか？

FAXで行っていた業務のデジタル化です。Webサイトの「各種お問い合わせ」はほとんど「Kairos3 Marketing」のフォームで作成しています。不動産会社さま、大家さま、入居者さまそれぞれに向けた専用フォームを設けたことで、電話対応も大幅に減りました。

［KM］メール配信では、どのように活用されていますか？

情報提供や業務連絡のために定期的にメールをお届けしています。

情報提供としては、Webサイトで資料請求してくださった大家さまや不動産会社さまへ、システムの機能改定や新しい使い方などの内容を月１〜２回配信しています。

「Kairos3 Marketing」に蓄積している顧客情報には分類用のタグを付けて管理しており、新規・既存・解約などの状態を色分けして確認できます。お客さまごとの状態や過去の接点が一目で分かるのは大きな利点ですね。

［KM］業務連絡では、どのように活用されているのでしょうか？

管理業務を担う不動産会社さまへ、提出書類のリマインドメールを毎月送っています。

以前はメールソフトを使ってBccで送信していました。最新の契約状況に合わせてメールアドレスの削除や追加を行わなければならず、配信リストの更新や確認に１時間ほどかかっていました。

「Kairos3 Marketing」を使い始めてからは15分ほどで配信完了するようになりました。提出が必要な書類に関するメールなので、未開封の方だけを選んで再送できる点はとても助かっています。

営業推進課 菱木さま

業務効率化から次の一歩へ。「Kairos3 Marketing」で広がる活用の可能性

［KM］「Kairos3 Marketing」導入後の成果や変化についてお聞かせください。

FAXや電話で対応していた業務の時間を、大幅に削減できました。Webフォームの導入により、お問い合わせや書類提出の手段が増え、電話対応に追われることが少なくなりました。結果として、お客さまにも時間を気にせずご連絡いただけるようになり、対応がよりスムーズになったと感じています。

また、タグ機能を活用することで顧客情報の整理が進み、顧客ごとの利用サービスや状態をチーム全体で共有できるようになりました。「Kairos3 Marketing」の運用が現場にしっかり根づいてきたと感じています。

［KM］今後の活用について教えてください。

今後は、蓄積したデータをさらに活かしていきたいです。タグ機能で整理した情報をもとに、サービス別・顧客属性別に最適なメッセージを届けられる仕組みを強化していきたいと思っています。

また、AIメルマガ作成機能にも注目しています。提出依頼のような重要なメールで「開封したくなる件名」をAIに提案してもらえるのは心強いですね。

営業現場での情報共有も次の課題です。現在は全国16拠点の営業担当から届く報告を私たちが取りまとめ、共有しています。取りまとめた内容を将来的には「Kairos3 Marketing」のWebページ作成機能を使って一覧化したいと考えています。限られた人員の中でも効率的に情報を共有し、組織全体の動きをより見える形にしていきたいと考えています。

取材のご協力、ありがとうございました！