株式会社トムス

サクサク動くからRPAツールと併用できる。セミナー運営業務を月10時間削減。

株式会社トムス URL

小野塚 裕之さま
わくわくデザインラボ ビジネスアナリスト チーフ
ロボティク子さま
わくわくデザインラボ
業種
コンサルティング
活用用途
アンケート イベント集客 メルマガ 新規顧客獲得 自社セミナー運営 顧客情報管理

導入前の状況

  1. 他のMAツールを利用し、メルマガ配信やセミナーの申し込み受付をおこなっていた。
  2. MAツールを運用するためには複雑な設定手順を理解しておく必要があり、限られた担当者が運用していた。

要件や選定の決め手

  1. 社員が誰でもかんたんに操作できるMAツールを探していた。
  2. 「Kairos3」はメルマガ配信が1つのメニューでできる。他の担当者でもこれなら運用ができそうだと思った。
  3. メニューを選択すると画面がすぐに切り替わるような動きの軽さも気に入った。

導入による効果

  1. メルマガ配信とセミナーの運営業務を、導入時の担当者から新しい担当者に引き継ぐことができた。
  2. MAツールとRPAツールを併用し、セミナー運営にかかっていた時間を月10時間削減できた。

地方中小企業の戦略パートナーとして、DXや業務改善、マーケティングなどさまざまなサービスを展開する株式会社トムス

[「カイロスマーケティング株式会社」(以下、「KM」)]株式会社トムスさまの事業についてお聞かせください。

当社では地方の中小企業や中小企業で働く人の持続的な成長を支援しています。

創業当初は地元静岡のメディアの子会社として、マーケティング調査の事業をおこなっていました。マーケティング調査のノウハウを活かして、他の企業のマーケティング支援へと幅を広げていきました。

マーケティング支援をする中で、地方の中小企業ではマーケティングの専任者がいないこと。マーケティング担当者をおけるように、「クラウドラボ」でクラウドツールを活用した業務改善や人材育成の支援を始めました。そのほかにも、社内のデータ活用を支援する「データラボ」や、DXや業務改善を始める前に企業内の業務の可視化を支援する「カシカラボ」などサービスを広げています。

地方中小企業の戦略パートナーとして、地方の中小企業の生産性を高め、働く人たちがわくわくと仕事に取り組み、価値を生み出せるようなサービスを展開しています。

thumnail:株式会社トムスさまの事業

トムスさまが提供しているサービスの1つ「クラウドラボ

複雑な操作がなく、複数の担当者でも利用しやすいと思い「Kairos3」を導入

[KM]「Kairos3」導入前の課題を教えてください。

以前は、「Kairos3」とは別のMAツールを利用していました。メルマガ配信やセミナーの申し込みフォーム作成など、当時のMAツールでもやりたいことが実現できていました。

ただ、メルマガを配信するにも、配信先を設定したり、メルマガのコンテンツ作ったりするには、それぞれ別のメニュー画面で設定しなければなりませんでした。設定の手順が複雑なので、他の社員に手伝ってもらうにも説明が大変でほとんど私1人で運用していました。

当社は少数精鋭の組織で、社員一人ひとりがさまざまな業務を兼任しています。私もMAツールの運用だけでなく、新規のお客さまへの営業や、契約後のお客さまの業務効率化を支援しています。

私1人でMAツールを運用していると、他の業務で忙しくなった時に、運用が止まってしまう可能性もあります。1人の担当者に運用業務が偏らず、複数の担当者がMAツールを運用できるような体制にしたいと考えていました。それなら、今よりもかんたんに誰でも操作できるツールにしたいと思い、「Kairos3」を導入しました。

[KM]操作が複雑だと、慣れていない担当者が操作に困ってしまいますよね。「Kairos3」を選んでいただいたのはなぜですか?

「Kairos3」に決めたのは、操作のわかりやすさとサクサク動くところを気に入ったからです。

他のMAツールも検討した中で、「Kairos3」は1つのメニュー画面でやりたいことが完結できるのが良いなと思いました。メルマガを送りたいと思ったら、配信先のリスト設定やメルマガ内容の作成、配信設定などが1つのメニュー画面でできます。これなら他の担当者でも迷うことなく操作できると思いました。

個人的には「Kairos3」の動作が速いところが気に入りました。以前利用していたMAツールは、メニュー画面の読み込みが遅いなと感じることもありました。MAツールは扱っているデータが多いので動作が遅いのは仕方ないことかなと思っていたのですが、「Kairos3」はデモを見たときにメニュー画面の切り替わりが早くて驚きましたね!これなら急いで設定をしたいときにも、ストレスなく操作ができそうだと思いました

thumnail:株式会社トムスさまの事例取材風景

「Kairos3」の導入を検討された小野塚さま

わかりやすい操作でマーケティング未経験の担当者に引き継ぎ

[KM]「Kairos3」を導入いただいてどのように活用されているのか教えてください。

メルマガ配信とセミナー運営で活用しています。

メルマガは月に1回程度、「クラウドラボ」で更新しているコラム情報を発信しています。内容は業務改善に関するものがほとんどです。

セミナーは平均すると月に3回ほど開催しています。セミナーごとの告知メールの配信や申し込みフォームの作成、セミナー受講用URLの案内メール、アンケートなど、「Kairos3」だけでセミナー運営に必要な業務の全てができてしまいます。

[KM]メルマガ配信やセミナー開催など、現在も小野塚さま中心でおこなっていらっしゃるんですか?

「Kairos3」導入当初は小野塚が担当していたんですが、すぐに別の担当者に引き継ぎました。今は私が主に運用しています。

マーケティング業務の経験はなかったのですが、「Kairo3」は操作方法がわかりやすく、必要な機能をすぐに覚えられました。それに、私以外にも「Kairos3」を運用していた社員が複数いるので、安心して利用できています。

[KM]マーケティングの業務は初めてだったのですね。以前はどのようなお仕事をされていたのですか?

以前はITコンサルやRPA (Robotic Process Automation)ツールと呼ばれるパソコン上の業務を自動化するツールの講師をしていました。

トムスに入社してからも、これまでの経験を活かして、ITツールやRPAツールを活用した業務効率化の方法を発信しています。

[KM]これまでの経験を活かした活躍をされているんですね!

「Kairos3」の運用業務でも今までの経験を活かしています。業務を引き継いだ際に、セミナー運営業務はRPAツールを活用できそうだなと思いつきました。今はセミナー運営に関わる「Kairos3」の設定やYouTubeの設定など、ほとんどの業務をRPAツールを利用して自動化しているんです。

thumnail:株式会社トムスさまの事例取材風景

現在「Kairos3」の運用を担当されているロボティク子さま

MAツールとRPAツールの併用で、セミナー業務にかかっていた時間を月10時間削減。

[KM]セミナーの運営業務を自動化ですか?詳しく教えてください。

「Kairos3」を活用するだけでも、受講案内のメール配信や参加者の出欠管理、出席者へのお礼メールなどがかんたんにできると思います。

申込フォームの作成や告知メール、アンケート、YouTubeやZoomといった配信ツールの設定など、セミナーを開催するごとに設定しなければならないものがありますよね。月に3回、オンラインセミナーを開催する当社だと、セミナー関連のツールの設定だけでもけっこうな時間がかかります。それらをRPAツールで自動化しているんです。

セミナーの開催予定やセミナータイトルをまとめたExcelファイルを作成し、RPAツールのスタートボタンを押します。そうすると、ロボットがYouTubeや「Kairos3」にログインして、Excelファイルから必要情報を読み込んで設定をしてくれるんです。

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RPAツールで「Kairos3」の操作を自動化されている流れを
図解でわかりやすく教えていただきました。

[KM]RPAツールがYouTubeやMAツールにログインして設定してくれるのですね。RPAツールというのは、導入するにも費用がかかるものなんですか?

中小でも導入して活用できる価格帯の製品があり、当社でもそちらを利用しています。一旦導入すると、活用箇所をどんどん広げていくことができます。当社でもまだ他に開発計画があり今後削減時間はより増える見込みです。

「Kairos3」とのRPAツールの相性ですが動作がスムーズなところに感じています。自動化対象ツールの動作がスムーズであればRPAツールを開発はシンプルに進めることができるからです。例えばRPAツールはロボットが作業するので、人のようにMAツールがデータを読み込むのを待つという動きができません。読み込みを待てずにエラーになってしまうこともあるため、エラー回避の作りこみが増え工数が膨らみますが「Kairos3」の動作が早い分RPAツールは安定稼働し、シンプルな構成で開発できます。

「Kairos3」はサクサク動くので、RPAツールでもエラーが起こりにくく、今までの業務を自動化できました。セミナー運営にかかっていた時間を月10時間ほど削減できました。

RPAツールやMAツール、それぞれの特性を活かした活用が大切

[KM]10時間の削減は大きいですね!月1回のメルマガ配信もされていますが、そちらはRPAツールを利用されていないんですか?

月1回のメルマガ配信の場合、メルマガの内容を考えることに時間を使いますよね。内容を考えることはロボットには難しいです。配信の設定にはそれほど時間がかからない上に、月1回だけの頻度なので自動化していません。

当社の場合、セミナーは月に複数回開催するので、その分、セミナーにかかる業務時間が増えていました。何度も同じ業務をやる場合には、RPAツールで自動化するのが便利です。

[KM]なんでもRPAツールで自動化すればいいというものではないんですね。

RPAツールは設定次第でいろんな業務に対応ができます。メールを送ることもできるので、「Kairos3」を介さずにメルマガ配信をすることも可能です。

ただ、全ての業務をRPAツールでおこなうには、設定に時間や専門的なスキルが必要になりますし、エラーが起きたときのメンテナンスも大変です。

当社が「Kairo3」とRPAツールを併用しているように、それぞれのツールの特性を活かして利用するのが良いと考えています。

thumnail:株式会社トムスの事例取材風景

「Kairos3」に関するお話だけでなく、RPAツールの特性などもお伺いしました。

[KM]最後に今後について教えてください。

RPAツールの活用で創出できた時間を使って、トムスでも中小企業向けのRPAツールの講習をはじめました。私の今までの経験を活かして、中小企業の皆さんに貢献したいと思っています。

加えて「Kairos3」で月1回送っているメルマガの改善もしたいと考えています。件名を工夫したり、コラムを読んでもらいやすいように工夫して、より多くのお客さまに情報を届けられるようにしたいと考えています。

thumnail:株式会社トムスの事例取材風景

取材のご協力ありがとうございました!

Kairos3のことを詳しく知りたい