日程調整ツール｢Kairos 3 Timing｣の機能
｢次の予定が、すぐ決まる｣を実現するための機能を紹介します。
システム
日程調整ツール｢Kairos 3 Timing｣のシステム概要です。
- Google連携
- お持ちのGoogleアカウントでログインできます。日程調整時はGoogleカレンダーの予定を参照し空き時間を自動で見つけます。会議が決まったらGoogle Meetの会議リンクが自動で作成され、カレンダーにも登録されます。
- Microsoft連携
- お持ちのMicrosoftアカウントでログインできます。日程調整時はOutlookカレンダーの予定を参照し空き時間を自動で見つけます。会議が決まったらMicrosoft Teamsの会議リンクが自動で作成され、カレンダーにも登録されます。
- Garoon連携
- お持ちのGaroonカレンダーを連携できます。日程調整時はGaroonカレンダーの予定を参照し空き時間を自動で見つけます。会議が決まったら指定したオンライン会議ツールのリンクが自動で作成され、カレンダーにも登録されます。
- Zoom連携
- お持ちのZoomアカウントが連携できます。会議が決まったらZoomの会議リンクが自動で作成されるため、わざわざZoomで会議を作成する必要はありません。GoogleやMicrosoftアカウントと組み合わせてご使用になれます。
- Kairos 3連携
- ｢Kairos 3 Marketing/Sales｣を同時にお使いいただくことで、日程調整URLの共有やゲスト/リード情報の連携が自動で行われます。日程調整の効率化によりマーケティング/営業活動を底上げすることができます。
- セキュリティ
- すべてのアクセスはHTTPSにて保護されています。ログイン･クレジットカード情報やカレンダーサービスから取得した情報は保存されず、ツールの設定など必要最低限の情報しか保存しないため、安全にご利用いただけます。
- プライバシーポリシー設定
- 個人情報保護の観点からプライバシーポリシーの表示と同意チェックの仕組みは必須です。プライバシーポリシーを設定することで、日程調整時にプライバシーポリシーの表示と同意取得用のチェックボックスが自動で表示されます。
- 組織作成機能
- 組織を作成することであなたの同僚や仲間を組織のメンバーとして追加できます。GoogleやMicrosoftの管理者権限を持つ人にメンバーの追加を依頼する必要はなく、何人でも自由に招待できます。
- チーム機能
- 同じ組織にいるメンバーを組み合わせて、部署単位やプロジェクト単位でいくつでも自由にチームを作成できます。複数参加者対応･持ち回り機能･代理日程調整といったチーム単位での日程調整が可能になります。
- マイカレンダー設定
- 日程調整時に考慮してほしいカレンダーを複数登録できます。仕事の予定とは別にプライベートの予定もなるべく避けて欲しい・プロジェクトによって別のカレンダーを使っている、といった場合に便利です。
- 休業日設定
- 特定の曜日や国民の祝日に加え、創設記念日など会社独自の休業日を設定し、日程調整の候補日から除外できます。また、日程調整の締め切りを｢２営業日前まで｣など、営業日単位での設定ができます。
- 時差対応
- 海外との日程調整時にはマストの機能です。調整相手のタイムゾーンに合わせて日程候補を表示します。いつも通りの時間で日程候補を選択すると、自動的にタイムゾーンを変換した日時が相手に表示されます。
- リマインド機能
- ｢Kairos 3 Timing｣で確定した打ち合わせは、確定日の前日にリマインドメールが事前に送信されます。機械的な配信のため押し付けがましいと思われることなく、日程をご確認いただけます。
日程調整 – 提案型
｢いつも｣の日程調整方法が、グッと楽になりました。
- 効率化された｢いつもの｣日程調整
- 調整相手に日程候補をいくつか提案する、慣れ親しんだ日程調整に対応しています。やり方はそのままに、候補日時の選択・オンライン会議URLの発行・確定時のメール通知とカレンダー登録、といった部分を効率化しました。
- かんたん候補選択
- 調整相手におくる候補日時を、自分の連携しているカレンダーサービスの予定をその場で確認しながら選択できます。うっかり予定が入っている日を提案してドキドキすることはありません。
- 仮日程登録機能
- 調整相手に提案した日程を、仮日程としてワンクリックで自分のカレンダーサービスに登録することができます。
- 打ち合わせタイトル設定
- 調整相手に表示させるための打ち合わせタイトルを設定できます。また、その日程調整がどんな目的のものだったか後でわかりやすいように管理用のタイトルも別途設定することができます。
- 入力項目のカスタマイズ
- 調整相手に入力して欲しい項目を自由にカスタマイズできます。当日話したいことや調整相手の情報を入力いただくことで、よりスムーズかつ効率的な打ち合わせを実現します。
- 打ち合わせ方法の自由記述
- オンライン会議とは別に、例えば指定した電話番号に電話をして欲しい、対面打ち合わせ用の場所を伝えたい、といったシーンでもご利用いただけるように、打ち合わせ方法を自由に記載できます。
- Googleマップ機能
- 打ち合わせ場所に打ち込んだ住所などの情報をGoogleマップで確認することができます。打ち合わせ相手にもGoogleマップの情報が共有され、わざわざ調べる手間を削減できます。
- オンライン会議URLの自動発行
- 指定した打ち合わせ方法（Zoom/Google Meet/Microsoft Teams）に従って、会議日程が確定したらすぐに会議URLが発行されます。わざわざ会議URLを発行するために、ほかのサービスにログインする必要はありません。
- カレンダーへの自動登録
- 日程が確定すると、自分が使っているカレンダーサービスに自動で登録されます。オンライン会議URLや参加者情報などもカレンダーに登録されます。会議直前に会議URLを探し回ることはなくなります。
- 調整相手専用のページ
- 調整相手ごとに専用のページURLを発行できます。ページに表示される内容は個別にカスタマイズすることができます。調整相手には、あらかじめ設定された候補から参加したい日時を一つ選んでいただくだけです。
- 調整相手への自動メール通知
- 日程調整が確定すると、調整相手に自動で会議の詳細がメールで通知されます。日時や曜日などすべて自動生成されるため、うっかり相手に伝える日程を間違えることはなくなります。
- 調整相手カレンダーへの登録
- 調整相手に送られた日程確定メール内のカレンダー登録リンクにより、調整相手のカレンダーサービスにも、会議情報が含まれた予定をワンクリックで登録できます。
- リスケ受け付け機能
- 調整相手に送られた日程確定メール内の日程変更用リンクにより、調整相手からの日時変更の依頼をワンクリックで受け付けて、再度こちらから日程候補を送信することができます。
- Cc設定機能
- 打ち合わせの確定メールを共有したい人をCcに設定することができます。確定した日付を上司などに共有する手間を削減できます。
- 複製機能
- 以前に作成した調整ページの設定を引き継いで、別の新しい日程調整ページを作成できます。設定内容がほとんど同じページを作成する際に便利です。
- 複数参加者対応（チーム機能）
- こちら側の参加者をチームから複数人追加することで、参加者全員が空いている時間から候補日時を選ぶことができます。わざわざほかのメンバーのカレンダーを行ったり来たりする必要はありません。
- 代理日程調整機能（チーム機能）
- 実際に打ち合わせに参加する以外の人が代わりに日程調整を行い、参加する人のカレンダーに予定を登録します。例えば社長の代わりに秘書、営業の代わりにインサイドセールス、といったシーンで便利です。
日程調整 – 受付型
お店を予約するように、スムーズに日程調整を受け付けられます
- 新しい｢受付型｣の日程調整
- お店の予約ページのように、自分の空き時間を表示するページが作成できます。調整相手にページのURLを送り、参加したい日時を一つ選んでもらうだけです。一度作ったページは何度でも使い回せます。
- 締切時間の設定
- 予約を受け付ける際、就業時間に合わせて｢前日の17時まで｣といった時間単位で受け付けの締切を設定できます。
- 受付ページのカスタマイズ
- 公開する期間、打ち合わせの時間、打ち合わせ前に確保したい時間、タイトル、など様々なカスタマイズを行うことができます。
- 打ち合わせタイトル設定
- 調整相手に表示させるための打ち合わせタイトルを設定できます。また、その日程調整がどんな目的のものだったか後でわかりやすいように、管理用のタイトルも別途設定することができます。
- 入力項目のカスタマイズ
- 調整相手に入力して欲しい項目を自由にカスタマイズできます。当日話したいことや調整相手の情報を入力いただくことで、よりスムーズかつ効率的な打ち合わせを実現します。
- 打ち合わせ方法の自由記述
- オンライン会議とは別に、例えば指定した電話番号に電話をして欲しい、対面打ち合わせ用の場所を伝えたい、といったシーンでもご利用いただけるように、打ち合わせ方法を自由に記載できます。
- Googleマップ機能
- 打ち合わせ場所に打ち込んだ住所などの情報をGoogleマップで確認することができます。打ち合わせ相手にもGoogleマップの情報が共有され、わざわざ調べる手間を削減できます。
- オンライン会議URLの自動発行
- 指定した打ち合わせ方法（Zoom/Google Meet/Microsoft Teams）に従って、会議日程が確定したらすぐに会議URLが発行されます。わざわざ会議URLを発行するために他のサービスにログインする必要はありません。
- カレンダーへの自動登録
- 日程が確定すると、自分が使っているカレンダーサービスに自動で登録されます。オンライン会議URLや参加者情報などもカレンダーに登録されます。会議直前に会議URLを探し回ることはなくなります。
- 調整相手への自動メール通知
- 日程調整が確定すると、調整相手に自動で会議の詳細がメールで通知されます。日時や曜日などすべて自動生成されるため、うっかり相手に伝える日程を間違えることはなくなります。
- 調整相手カレンダーへの登録
- 調整相手に送られた日程確定メール内のカレンダー登録リンクにより、調整相手のカレンダーサービスにも、会議情報が含まれた予定をワンクリックで登録できます。
- リスケ受け付け機能
- 調整相手に送られた日程確定メール内の日程変更用リンクにより、参加したい日時の選び直しを調整相手自身で行うことができます。再確定時にもメール通知が送信されます。
- Cc設定機能
- 打ち合わせの確定メールを共有したい人をCcに設定することができます。確定した日付を上司などに共有する手間を削減できます。
- 複製機能
- 以前に作成した調整ページの設定を引き継いで、別の新しい日程調整ページを作成できます。設定内容がほとんど同じページを作成する際に便利です。
- 受付ページのWeb埋め込み対応
- 作成した受付ページをWebサイトにそのまま埋め込むことができます。自社のWebサイトやお問い合わせフォームに埋め込むことで、商談機会の創出を最大化します。
- 複数参加者対応（チーム機能）
- こちら側の参加者を複数人追加できます。参加者全員が空いている時間だけ調整相手に表示されます。｢この日程でOKですか？｣を聞き回る必要はなくなります。
- 持ち回り機能（チーム機能）
- 打ち合わせの参加者として複数人登録されている場合に、自動で対応するメンバーを割り振ることができます。オンラインでの問い合わせ対応等に便利です。
- 代理日程調整機能（チーム機能）
- 実際に打ち合わせに参加する以外の人が代わりに日程調整を行い、参加する人のカレンダーに予定を登録します。例えば社長の代わりに秘書、営業の代わりにインサイドセールス、といったシーンで便利です。