アップデート株式会社

Zoom連携とセミナー管理機能でセミナー運営の時間を4分の1に短縮できた。

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五月女 裕之さま
企画管理部
阿久津 真也さま
企画管理部
業種
コンサルティング
活用用途
アンケート イベント集客 メルマガ 自社セミナー運営 顧客情報管理

導入前の状況

  1. メール配信の際は、お客さまに1件ずつメールを送っていた。
  2. セミナーの申込者情報はExcelファイルで管理していた。
  3. セミナーのリマインドメールやお礼メールの送付、出欠情報の更新などが手作業のため、セミナー運営に時間がかかっていた。

要件や選定の決め手

  1. MAツールを使えば、メールの一斉配信やセミナー申込者向けのリマインドメール配信がかんたんになり、セミナー運営の時間を削減できる。
  2. Zoomとの連携が可能な「Kairos3 Marketing」は、出欠情報の確認にも手間がかからない。

導入による効果

  1. セミナー運営にかかっていた時間が4分の1に短縮できた。
  2. メール配信がかんたんになり、月に2回のメルマガ定期配信ができるようになった。
  3. メルマガをきっかけに商談を獲得できるようになった。1件は受注につながった。

DXアドバイザー・デジタルのスペシャリストとして、栃木県内の中小企業をサポートするアップデート株式会社さま

[カイロスマーケティング株式会社(以下、「KM」)]アップデート株式会社さまの事業についてお聞かせください。

宇都宮市や日光市を中心とした、栃木県内の中堅・中小企業向けに、準委任型の人材シェアサービス「スマート社員」を提供しています。県内の企業、特に中小企業ではデジタル関連業務を担う人材が不足しています。デジタル化やDXに挑戦したい気持ちはあっても、人材がいない、何から手をつけたら良いかわからない状況の企業も多くいらっしゃいます。

私たちが提供する「スマート社員」は、ご契約いただいた企業にスマート社員メンバーが訪問し、優先して取り組むべきことの発見から解決までをサポートします。スマート社員メンバーには、Webサイトの制作やバックオフィス業務のデジタル化、RPA導入など、さまざまな分野に特化した人材が在籍しています。お客さまの課題に合わせ、適したメンバーが対応しています。「社員よりも社員らしく」をコンセプトに、デジタルツールの導入を目的にせず、お客さまに最大限のメリットがある方法のご提案をしております。

[KM]企画管理部のお仕事を教えてください。

企画管理部には現在3名のメンバーがいます。マーケティングや営業業務の他に、サービス企画のブラッシュアップを進めています。当社では、2023年卒から新卒採用を始め、新卒採用に関する業務も企画管理部で担っています。

thumnail:アップデート株式会社さまの事業

アップデート株式会社さまが提供する人材シェアサービス「スマート社員

セミナー開催やメール配信業務の時間削減のため、「Kairos3 Marketing」を導入

[KM]マーケティングオートメーション(MAツール)導入の経緯を教えてください。

以前はMAツールを使わずに、メルマガ配信やセミナー開催などのマーケティング活動に取り組んでいました。メールを送るにも、セミナーを運営するにも、すごく時間がかかっていました。

もっと効率的にマーケティング業務を進めたいと思い、MAツールを導入することにしました。

[KM]メルマガ配信やセミナー開催に時間がかかっていたのですね。詳しく伺えますか。

メルマガは、お客さまに1件ずつメールを送っていました。一斉配信ができるようなツールも使っていませんでした。

セミナー開催も同様です。セミナーの申込者情報をExcelファイルにまとめ、申込者向けの受講案内のメールやリマインドメールを1件ずつ送っていました。

thumnail:アップデート株式会社さまの事例取材風景

企画管理部の五月女さまと阿久津さま

[KM]お客さまに1件ずつメールを送っていらっしゃったのですね!それは時間がかかってしまいますね。

そうですね。お客さまが増えるごとに、メールを送る業務にかかる時間が増え、マーケティング以外の業務に支障が出てしまいそうでした。

メルマガ配信もセミナー開催も、あまりにも時間がかかるのでどうにかしたいと思っていました。そのころに、カイロスマーケティングのセミナーの案内が届いたんです。セミナーに参加して、MAツールというものがあると知りました。MAツールを使えば、メルマガ配信やセミナー開催の業務負担を軽減できそうだと思い、問い合わせ、導入することにしました。

[KM]セミナーで「Kairos3 Marketing」を知っていただいたのですね。

はい。導入の1番の決め手となったのはセミナー運営がかんたんにできそうな点ですね。

セミナーの申込者の管理やリマインドメール、アンケートが「Kairos3 Marketing」だけでできる。その上、Zoomと連携して、オンラインセミナーの出欠情報まで自動で取得できれば、これまでのセミナー運営にかかっていた時間を大幅に削減できそうだと思いました。

thumnail:アップデート株式会社さまの事例取材風景

「セミナーは対面で実施することもありますが、ほとんどはオンラインで開催しています」

セミナー運営業務を4分の1に短縮。メルマガの定期配信も可能になった

[KM]「Kairos3 Marketing」を導入してからのご活用状況を教えてください。

メルマガ配信やセミナーの運営業務に「Kairos3 Marketing」を活用しています。

「Kairos3 Marketing」を導入するにあたって、私自身が営業したお客さまの情報だけでなく、代表や他の社員が名刺交換したお客さま情報も集めて「Kairos3 Marketing」に登録しました。

[KM]お客さま情報の管理にも「Kairos3 Marketing」を活用されていらっしゃるのですね。

はい。以前は各個人でお客さまの名刺を管理していたのですが、「Kairos3 Marketing」の導入を機に集約しました。

お客さま情報を集約したことで、過去に接点があったお客さまへ漏れなくメルマガ配信できるようになりました。

[KM]メール配信やセミナー開催の業務は、どのように変わりましたか?

業務にかかっていた時間を短縮できましたね。

セミナー運営の業務時間を4分の1に削減できました。以前は私たち2名で対応していたところ、今は1名で運営しています。他の業務に時間を割けるようになりました。

「Kairos3 Marketing」を導入してから、セミナー参加者向けのアンケートを始めました。以前からアンケートでお客さまの反応を聞いて営業やセミナー改善をしたいと考えてはいたのですが、アンケートまで手が回っていませんでした。「Kairos3 Marketing」を利用したらセミナー運営に余裕ができたので、参加者にアンケートをとるところまで、できるようになりました。

[KM]メール配信についてはいかがでしょうか?

1件ずつ送る手間がかからないので、定期的にメルマガ配信ができるようになりました。手間が減っただけでなく、精神的な負担も軽減されました。以前は1件ずつ送っていたので、お客さまのお名前や会社名に間違いがないかの確認に神経を使っていました。

今は月に2回のペースでお客さまに情報配信しています。

[KM]定期的なメルマガ配信ではどのような情報提供をされていらっしゃるのですか?

セミナーのご案内やWebサイトで更新しているブログの紹介です。デジタルに馴染みのないお客さまも多いので、デジタルに関連する用語を解説したコンテンツも送っています。

定期的なメルマガ配信を始めてから、メールをきっかけに資料請求のご連絡がくるようになりました。「スマート社員」の受注につながったお客さまもいらっしゃいます。

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「お客さまの社名やお名前は間違えられないですよね。『Kairos3 Marketing』なら間違えるリスクがないので安心です」

[KM]メルマガ配信をきっかけに受注にもつながっていらっしゃるのですね!

はい!お客さまから直接ご連絡がくるだけでなく、お客さまの反応がわかるようになったことも嬉しい変化です。

メルマガを配信するたびに、開封してくださるお客さまがいらっしゃいました。営業すべきか迷い、カイロスマーケティングのサポートに相談したところ、「営業してみても良いと思いますが、メールでご連絡してみるのも良いですよ」と教えてくれました。

メールなら、お客さまのご都合の良いときにご覧いただけると思い、「スマート社員」の詳細資料と合わせて営業が対応可能な日程を送ってみました。資料はご覧いただけたようなのですが、営業とのアポイントには至っていません。まだ検討段階のご状況なのだろうと想像できます。お電話や訪問をしなくても、お客さまの反応から営業すべきタイミングがわかります。

[KM]最後に今後のお取り組み予定を教えてください。

定期的に配信しているメルマガを振り返り、より多くのお客さまに読んでいただけるメルマガへとブラッシュアップしていきたいと思っています。

多くのお客さまにお役立ていただけるメルマガを配信できるよう、試行錯誤していく予定です。

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取材のご協力、ありがとうございました!

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